Peter Krogh, schrijver van het boek “Digital Asset Management” heeft een standaardregel bedacht voor de beste bescherming van data (bekijk dpBestFlow.org voor nog veel meer tips):
- Bewaar 3 kopiën van elk belangrijk bestand (een hoofdbestand en twee backups)
- De bestanden moeten op 2 verschillende media worden opgeslagen (bijvoorbeeld een harde schijf en optische media)
- Bewaar 1 bestand op een andere locatie (of minimaal losgekoppeld)
Daar wil ik zelf nog aan toevoegen dat je in het ideale geval zo veel mogelijk van de handelingen moet automatiseren, zo kun je het niet vergeten en maakt het tot een minder vervelend (maar niet minder belangrijk) karwei. Maar bedenk ook, een automatische kopie is ook automatisch fouten kopiëren.
Het is lang niet altijd praktisch om in elke stap van het proces deze mix te krijgen, maar dit is het ideaal beeld waar je naar kunt streven. Zo lang je je bewust bent van waar je hoofdbestanden en backups zich bevinden kun je ze goed gescheiden houden en er verantwoord mee om gaan.
3-2-1 in de praktijk
De eenvoudigste methode om bovenstaande 3-(2)-1 regel toe te passen is door het gebruik van meerdere externe harde schijven. De eerste externe harde schijf is een kopie van de harde schijf in de computer. Op dat moment zijn er dus twee kopieën van elk bestand. Vervolgens is de tweede externe harde schijf weer een kopie van de eerste externe harde schijf en deze sla je op een locatie buiten je huis op (bijvoorbeeld bij familie, op je werk of ergens anders waar je je bestanden aan toevertrouwd). In dat geval heb je dus drie versies van elk bestand, niet op twee verschillende media, maar wel buiten je huis.
De vergroting van opslagcapaciteit van harde schijven gaat net zo snel als de ontwikkelingen in de algemene PC industrie. Tegenwoordig zijn er schijven met een capaciteit van 4 terabyte (4000 gigabytes, 4 miljoen megabytes ofwel 400.000 foto’s van 10 megabyte) die in een externe behuizing rond de € 300 kosten. In veel gevallen heb je niet eens zoveel ruimte in je computer zitten, je hebt dus extra capaciteit om meer gegevens op te slaan (zo lang je ze maar ook naar andere locaties kopieert).
Online opslag
Het wegschrijven van al je fotobestanden naar DVD’s of BluRays is meestal niet praktisch vanwege het volume aan gegevens die we tegenwoordig verzamelen, dus om te voldoen aan de 2 regel zou je bijvoorbeeld ook online opslag kunnen overwegen. Internetverbindingen worden steeds sneller waardoor het steeds eenvoudiger wordt om vele gigabytes te uploaden na een fotosessie en vrijwel elke opslagprovider biedt programma’s om automatisch nieuwe of gewijzigde bestanden naar ‘de cloud’ te sturen.
Externe opslag is vaak goedkoop, maar je moet dit wel elke maand betalen en stop je met betalen dan heb je ook niet meer de beschikking over je gegevens. Bepaal welke data je wel wilt bewaren en welke data je kunt missen. Dit voorkomt ook dat je enorm veel gegevens moet downloaden mocht het mis gaan.